Čo by mala faktúra obsahovať?
Existujú jednoznačné rozdiely v systéme fakturácie medzi spoločnosťami, ktoré dostávajú zaplatené načas a tými, ktoré majú vysoký podiel omeškaných platieb. Ktoré sú to a čo môžete robiť ešte lepšie?
Správne postupy pre fakturáciu a následnú kontrolu platieb zabezpečia hladký chod financií vo vašej organizácii. Pre zabezpečenie jednoznačnej dokumentácie a tým aj včasných platieb, môžete postupovať podľa tohto kontrolného zoznamu.
Uistite sa, že je vaša faktúra jasná a prehľadná
Najdôležitejšie je, aby ste poslali zrozumiteľnú faktúru. Uistite sa, že váš zákazník ľahko zistí, kto je odosielateľom a čoho sa týka. Čím viac uľahčíte zákazníkovi platbu, o to rýchlejšie získate jej úhradu a tým aj peniaze, ktoré vám patria.
“Tretinu prípadov, o ktoré sa staráme, spôsobuje nedostatočná dokumentácia. Informácie na faktúre by mali byť jasné a prehľadné. Čím jasnejšie sú informácie, tým menšie je riziko nedorozumenia,”
To znamená, že treba uviesť podrobnosti o tom, čoho sa faktúra týka a na aké obdobie sa vzťahuje
Nešpecifikovaná faktúra sa často vracia alebo oneskoruje. Ak predávate na hodinovej báze, mali by ste uviesť, za čo boli tieto hodiny a koľko rovnako, ako uvádzate, ktoré výrobky ste predali. V relevantných situáciách môžete pridať prílohy.
Nezabudnite, že vaše faktúry musia byť v súlade s podmienkami zmluvy. Týka sa to doby splatnosti, úrokov z omeškania, upomienok a pod.
Súlad medzi cenovou ponukou, objednávkou a faktúrou
Možno patríte do odvetvia, kde objednávke predchádza zaslaná cenová ponuka. Táto ponuka, ktorú od vás zákazníci dostanú, je podkladom pre ich objednávku. Preto je dôležité, aby ste sa neodchyľovali od zaslanej ponuky. V prípade, že došlo pri dodaní produktu ku zmene, je nevyhnutné mať to prediskutované so zákazníkom ešte pred vystavením faktúry.
Ak vám zákazník poslal nákupnú objednávku, mali by ste sa ňou riadiť. To znamená, že faktúru treba označiť informáciami z objednávky vrátane:
- čísla nákupnej objednávky
- správnej fakturačnej adresy
- doba splatnosti
- kontaktná osoba u zákazníka
Môže sa ľahko stať, že účtovnícky systém u zákazníka faktúru, ktorá nie je v súlade s objednávkou zamietne. Následná úhrada sa predlžuje o takéto administratívne chyby a čas potrebný na nápravu a opätovné odoslanie faktúry.
Kontrolný zoznam na vytvorenie faktúry: kľúčové prvky, ktoré by ste mali zahrnúť
Vaša faktúra je dôležitou dokumentáciou, ak zákazník nezaplatí a prípad sa posunie na vymáhanie pohľadávok. Aby ste zabezpečili, že všetci vo vašej firme konajú v súlade s vaším systémom, fakturačnými požiadavkami a podmienkami overovania bonity zákazníkov, je dôležité nastaviť fakturačnú politiku (odkaz).
Máte problémy s meškajúci platbami? Môžeme vám pomôcť
Spoločnosť Intrum má bohaté skúsenosti s omeškanými platbami. Pomáhame našim klientom pri získavaní platieb za ich produkty a služby. Nastavenie správnych postupov, kontrola bonity a promptné sledovanie omeškaných prípadov sú základnými nástrojmi pre udržanie zdravého toku hotovosti. Ak máte problémy s oneskorenými platcami, máme služby, ktoré vám môžu pomôcť, kontaktujte nás.